Agent Tidak Bisa Membalas
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Agent Tidak Bisa Membalas terjadi ketika agent tidak dapat mengirim balasan kepada customer melalui inbox TENTA.
Kendala ini biasanya disebabkan oleh hak akses agent, status assign chat, status channel komunikasi, atau koneksi internet yang bermasalah.
Panduan ini membantu admin dan agent melakukan pengecekan dasar agar percakapan pelanggan bisa kembali ditangani.
Kapan Digunakan
Section titled “Kapan Digunakan”Gunakan panduan ini jika mengalami kondisi berikut:
- Agent tidak bisa mengetik atau mengirim pesan.
- Tombol kirim tidak berfungsi.
- Chat tidak bisa dibalas dari inbox.
- Agent tidak memiliki akses ke percakapan tertentu.
- Pesan gagal terkirim setelah agent menekan tombol kirim.
- Agent hanya bisa melihat chat, tetapi tidak bisa membalas.
Cek Hak Akses Agent
Section titled “Cek Hak Akses Agent”Langkah pertama adalah memastikan agent memiliki hak akses yang sesuai.
Admin perlu mengecek apakah agent memiliki izin untuk:
- Mengakses dashboard.
- Membuka menu inbox.
- Melihat percakapan pelanggan.
- Membalas chat.
- Menangani channel tertentu.
Jika agent belum memiliki akses yang benar, admin perlu mengatur ulang hak akses agent.
Cek Assign Chat
Section titled “Cek Assign Chat”Agent bisa saja tidak bisa membalas karena chat belum ditugaskan kepadanya.
Periksa apakah percakapan tersebut sudah di-assign ke agent yang benar.
Hal yang perlu dicek:
- Apakah chat masih Unassigned.
- Apakah chat di-assign ke agent lain.
- Apakah agent memiliki izin menangani chat tersebut.
- Apakah chat perlu dipindahkan ke agent yang sedang aktif.
Jika chat belum sesuai, admin dapat melakukan assign ulang ke agent yang tepat.
Cek Status Channel
Section titled “Cek Status Channel”Jika hak akses dan assign sudah benar, cek status channel komunikasi.
Agent tidak bisa membalas jika channel sedang terputus atau bermasalah.
Contoh channel yang perlu dicek:
- WhatsApp.
- Instagram DM.
- Facebook Messenger.
- Telegram.
- Email.
- Live Chat Website.
Pastikan status channel dalam kondisi Connected / Terhubung.
Jika channel terputus, lakukan reconnect terlebih dahulu.
Cek Koneksi Internet
Section titled “Cek Koneksi Internet”Koneksi internet juga dapat menyebabkan agent tidak bisa membalas.
Periksa beberapa hal berikut:
- Koneksi internet perangkat agent stabil.
- Dashboard TENTA dapat dibuka dengan normal.
- Tidak ada gangguan jaringan lokal.
- Browser tidak mengalami error.
- Halaman dashboard sudah di-refresh jika diperlukan.
Jika koneksi bermasalah, perbaiki jaringan terlebih dahulu lalu coba kirim ulang pesan.
Cara Mengatasi Agent Tidak Bisa Membalas
Section titled “Cara Mengatasi Agent Tidak Bisa Membalas”1. Refresh Dashboard
Section titled “1. Refresh Dashboard”Minta agent refresh halaman dashboard TENTA.
Setelah itu, buka kembali inbox dan coba balas pesan customer.
2. Cek Hak Akses
Section titled “2. Cek Hak Akses”Admin mengecek role dan hak akses agent.
Pastikan agent memiliki akses untuk membuka inbox dan membalas chat.
3. Cek Assign Chat
Section titled “3. Cek Assign Chat”Pastikan chat sudah ditugaskan kepada agent yang benar.
Jika belum, lakukan assign ulang.
4. Cek Status Channel
Section titled “4. Cek Status Channel”Buka menu channel atau connected platforms.
Pastikan channel yang digunakan masih terhubung.
5. Coba Kirim Pesan Uji
Section titled “5. Coba Kirim Pesan Uji”Setelah semua dicek, coba kirim balasan sederhana ke customer atau pesan uji sesuai kebutuhan.
Pastikan pesan berhasil terkirim.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Agent tidak bisa membalas chat customer dari WhatsApp.
Admin mengecek percakapan dan menemukan bahwa chat masih berstatus Unassigned.
Admin kemudian meng-assign chat tersebut ke agent yang sedang bertugas.
Setelah chat di-assign, agent dapat membalas customer dari inbox TENTA.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Pastikan agent memiliki hak akses yang sesuai.
- Jangan membalas chat jika percakapan masih dipegang agent lain tanpa koordinasi.
- Cek status channel jika pesan gagal terkirim.
- Pastikan koneksi internet stabil sebelum menyimpulkan ada kendala sistem.
- Jika kendala tetap terjadi, hubungi tim support TENTA.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Agent Bisa Melihat Chat tetapi Tidak Bisa Membalas
Section titled “Agent Bisa Melihat Chat tetapi Tidak Bisa Membalas”Cek hak akses agent dan pastikan agent memiliki izin membalas chat.
Chat Tidak Bisa Dibalas karena Belum Di-assign
Section titled “Chat Tidak Bisa Dibalas karena Belum Di-assign”Assign chat ke agent yang sedang bertugas.
Pesan Gagal Terkirim
Section titled “Pesan Gagal Terkirim”Cek status channel dan pastikan channel masih terhubung.
Tombol Kirim Tidak Berfungsi
Section titled “Tombol Kirim Tidak Berfungsi”Refresh dashboard, cek koneksi internet, lalu coba kembali.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami cara mengatasi agent tidak bisa membalas, lanjutkan ke halaman berikutnya: