Membalas Chat Pelanggan
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Membalas chat pelanggan dilakukan melalui inbox TENTA.
Agent dapat membuka percakapan, membaca riwayat chat, menulis balasan, lalu mengirim pesan kepada pelanggan dari dashboard.
Sebelum membalas, pastikan pesan pelanggan sudah dibaca dengan jelas agar jawaban yang diberikan sesuai kebutuhan.
Cara Membalas Chat Pelanggan
Section titled “Cara Membalas Chat Pelanggan”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Inbox
Section titled “2. Buka Menu Inbox”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Inbox.
Di menu ini, agent dapat melihat daftar percakapan pelanggan yang masuk dari berbagai channel.
3. Pilih Percakapan Pelanggan
Section titled “3. Pilih Percakapan Pelanggan”Klik chat pelanggan yang ingin dibalas.
Pastikan memilih percakapan yang benar agar balasan tidak salah dikirim ke pelanggan lain.
4. Baca Riwayat Chat
Section titled “4. Baca Riwayat Chat”Sebelum menulis balasan, baca riwayat percakapan terlebih dahulu.
Perhatikan beberapa hal berikut:
- Pertanyaan terakhir dari pelanggan.
- Informasi yang sudah pernah diberikan.
- Kendala yang sedang dibahas.
- Nada komunikasi pelanggan.
- Apakah chat perlu dijawab langsung atau perlu dicek terlebih dahulu.
Membaca riwayat chat membantu agent memberikan jawaban yang lebih tepat.
5. Tulis Balasan
Section titled “5. Tulis Balasan”Tulis balasan pada kolom pesan.
Gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dipahami.
Pastikan jawaban sesuai dengan pertanyaan pelanggan. Jika membutuhkan pengecekan lebih lanjut, beri tahu pelanggan bahwa informasi akan dicek terlebih dahulu.
6. Gunakan Template Jika Diperlukan
Section titled “6. Gunakan Template Jika Diperlukan”Jika pertanyaan pelanggan sesuai dengan template yang sudah tersedia, agent dapat menggunakan template pesan.
Sebelum dikirim, sesuaikan isi template agar tetap sesuai dengan konteks percakapan.
7. Kirim Pesan
Section titled “7. Kirim Pesan”Setelah balasan sudah sesuai, klik tombol Kirim.
Pastikan pesan berhasil terkirim dan muncul di riwayat percakapan.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan bertanya melalui WhatsApp:
Apakah hari ini masih buka?
Agent membuka inbox TENTA, memilih chat pelanggan, membaca riwayat percakapan, lalu membalas:
Halo, untuk hari ini kami buka sampai pukul 17.00. Silakan datang sebelum jam tersebut agar dapat kami bantu dengan maksimal.
Setelah pesan dikirim, percakapan akan tersimpan di riwayat chat.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Baca pesan pelanggan dengan teliti sebelum membalas.
- Gunakan bahasa yang sopan dan sesuai standar bisnis.
- Jangan menjawab informasi yang belum pasti.
- Gunakan template hanya jika sesuai dengan konteks.
- Pastikan pesan terkirim sebelum keluar dari percakapan.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Tombol Kirim Tidak Berfungsi
Section titled “Tombol Kirim Tidak Berfungsi”Cek koneksi internet dan pastikan pesan sudah terisi.
Chat Tidak Bisa Dibalas
Section titled “Chat Tidak Bisa Dibalas”Pastikan agent memiliki akses ke inbox dan percakapan tersebut.
Balasan Salah Konteks
Section titled “Balasan Salah Konteks”Baca kembali riwayat chat sebelum membalas agar jawaban sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Pesan Tidak Terkirim
Section titled “Pesan Tidak Terkirim”Cek status channel komunikasi dan pastikan channel masih terhubung.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami cara membalas chat pelanggan, lanjutkan ke halaman berikutnya: