Dokumentasi TENTA.ID
Dokumentasi TENTA.ID
Section titled “Dokumentasi TENTA.ID”Selamat datang di dokumentasi TENTA.ID.
Mulai dari halaman Pengenalan untuk memahami dasar penggunaan TENTA.--- title: Mulai Chatting dengan Pelanggan description: Panduan mulai membalas chat pelanggan di TENTA melalui inbox, menggunakan template, dan menandai chat selesai.
Section titled “Mulai dari halaman Pengenalan untuk memahami dasar penggunaan TENTA.--- title: Mulai Chatting dengan Pelanggan description: Panduan mulai membalas chat pelanggan di TENTA melalui inbox, menggunakan template, dan menandai chat selesai.”Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Setelah akun, profil bisnis, channel komunikasi, agent, dan template pesan sudah disiapkan, tim dapat mulai membalas chat pelanggan melalui inbox TENTA.
Inbox digunakan untuk melihat pesan masuk, membuka percakapan, membalas pelanggan, menggunakan template, dan menandai chat yang sudah selesai.
Cara Mulai Chatting dengan Pelanggan
Section titled “Cara Mulai Chatting dengan Pelanggan”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Inbox
Section titled “2. Buka Menu Inbox”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Inbox.
Di menu ini, tim dapat melihat pesan pelanggan yang masuk dari channel yang sudah terhubung.
Contoh channel:
- Instagram DM
- Facebook Messenger
- Telegram
- Live Chat Website
3. Pilih Chat Pelanggan
Section titled “3. Pilih Chat Pelanggan”Pilih salah satu chat pelanggan yang ingin dibalas.
Sebelum membalas, baca terlebih dahulu isi pesan dan riwayat percakapan agar jawaban yang diberikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
4. Tulis Balasan
Section titled “4. Tulis Balasan”Ketik balasan pada kolom pesan.
Gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan sesuai dengan gaya komunikasi bisnis.
Pastikan jawaban tidak terburu-buru, terutama jika pelanggan menanyakan informasi penting seperti harga, layanan, jadwal, atau kendala.
5. Gunakan Template Jika Diperlukan
Section titled “5. Gunakan Template Jika Diperlukan”Jika pertanyaan pelanggan sesuai dengan template yang sudah dibuat, pilih template pesan yang tersedia.
Contoh template yang dapat digunakan:
- Sapaan awal.
- Follow up pelanggan.
- Penutup chat.
- Respon komplain dasar.
Sesuaikan isi template sebelum dikirim jika ada informasi khusus dari pelanggan.
6. Kirim Pesan
Section titled “6. Kirim Pesan”Setelah balasan sudah sesuai, klik tombol Kirim.
Pastikan pesan terkirim dan tampil di riwayat percakapan.
7. Tandai Chat Selesai
Section titled “7. Tandai Chat Selesai”Jika percakapan sudah selesai dan tidak membutuhkan tindak lanjut, tandai chat sebagai selesai.
Chat dapat ditandai selesai jika:
- Pertanyaan pelanggan sudah terjawab.
- Pelanggan sudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
- Tidak ada tindak lanjut yang masih menunggu.
- Percakapan sudah ditutup dengan baik.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan mengirim pesan melalui WhatsApp untuk menanyakan jam operasional bisnis.
Agent membuka menu Inbox, memilih chat pelanggan, membaca pesan, lalu menggunakan template sapaan awal. Setelah itu, agent menjawab jam operasional sesuai informasi bisnis.
Jika pelanggan sudah tidak memiliki pertanyaan lanjutan, agent mengirim template penutup dan menandai chat sebagai selesai.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Baca pesan pelanggan sebelum membalas.
- Gunakan template hanya jika sesuai dengan konteks percakapan.
- Sesuaikan isi template agar tidak terasa kaku.
- Jangan menutup chat jika masih ada pertanyaan yang belum dijawab.
- Pastikan chat selesai ditandai agar inbox tetap rapi.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Chat Tidak Muncul di Inbox
Section titled “Chat Tidak Muncul di Inbox”Pastikan channel komunikasi sudah terhubung dan statusnya aktif.
Agent Tidak Bisa Membalas
Section titled “Agent Tidak Bisa Membalas”Cek hak akses agent dan pastikan agent memiliki akses ke inbox.
Template Tidak Sesuai
Section titled “Template Tidak Sesuai”Pilih template lain atau tulis balasan manual sesuai kebutuhan pelanggan.
Chat Sudah Selesai tetapi Belum Ditandai
Section titled “Chat Sudah Selesai tetapi Belum Ditandai”Buka kembali percakapan, pastikan tidak ada tindak lanjut, lalu tandai chat sebagai selesai.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah mulai chatting dengan pelanggan, lanjutkan ke halaman berikutnya: