Status Chat
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Status chat digunakan untuk menandai posisi atau kondisi percakapan pelanggan di inbox TENTA.
Dengan status chat, tim dapat mengetahui apakah percakapan masih baru, sedang ditangani, menunggu tindak lanjut, sudah ditugaskan ke agent, belum memiliki agent, atau sudah selesai.
Status chat membantu inbox tetap rapi dan memudahkan admin memantau pekerjaan agent.
Jenis Status Chat
Section titled “Jenis Status Chat”1. Baru
Section titled “1. Baru”Status Baru digunakan untuk chat yang baru masuk dan belum ditangani.
Status ini membantu tim mengetahui pesan pelanggan yang perlu segera dicek.
Contoh:
- Pelanggan baru pertama kali mengirim pesan.
- Chat baru masuk dari WhatsApp, Instagram DM, atau channel lain.
- Pesan belum dibuka atau belum dibalas oleh agent.
2. Open
Section titled “2. Open”Status Open digunakan untuk chat yang sedang aktif atau masih dalam proses penanganan.
Status ini cocok untuk percakapan yang masih berjalan dan belum selesai.
Contoh:
- Agent sedang membalas pelanggan.
- Pelanggan masih bertanya.
- Percakapan masih membutuhkan respon lanjutan.
3. Pending
Section titled “3. Pending”Status Pending digunakan untuk chat yang masih menunggu tindak lanjut.
Status ini biasanya dipakai ketika agent belum bisa menyelesaikan percakapan karena perlu menunggu informasi tambahan.
Contoh:
- Menunggu konfirmasi dari pelanggan.
- Menunggu pengecekan internal.
- Menunggu jawaban dari admin atau tim lain.
- Menunggu keputusan terkait permintaan pelanggan.
4. Assigned
Section titled “4. Assigned”Status Assigned berarti chat sudah ditugaskan kepada agent tertentu.
Dengan status ini, tim dapat melihat siapa yang bertanggung jawab menangani percakapan tersebut.
Contoh:
- Chat pelanggan sudah diberikan kepada agent A.
- Admin sudah menentukan agent yang menangani chat.
- Percakapan sudah memiliki penanggung jawab.
5. Unassigned
Section titled “5. Unassigned”Status Unassigned berarti chat belum ditugaskan kepada agent mana pun.
Chat dengan status ini perlu segera dicek agar tidak tertinggal.
Contoh:
- Chat baru masuk tetapi belum ada agent yang menangani.
- Percakapan belum dibagi oleh admin.
- Chat belum memiliki penanggung jawab.
6. Closed / Selesai
Section titled “6. Closed / Selesai”Status Closed atau Selesai digunakan untuk chat yang sudah selesai ditangani.
Status ini diberikan jika kebutuhan pelanggan sudah dijawab dan tidak ada tindak lanjut yang masih berjalan.
Contoh:
- Pertanyaan pelanggan sudah terjawab.
- Komplain sudah diarahkan atau diselesaikan.
- Pelanggan sudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
- Percakapan sudah ditutup dengan baik.
Cara Menggunakan Status Chat
Section titled “Cara Menggunakan Status Chat”1. Buka Inbox
Section titled “1. Buka Inbox”Masuk ke dashboard TENTA, lalu buka menu Inbox.
Pilih percakapan pelanggan yang ingin diperiksa statusnya.
2. Cek Kondisi Percakapan
Section titled “2. Cek Kondisi Percakapan”Baca isi chat dan riwayat percakapan.
Perhatikan apakah chat masih baru, sedang ditangani, menunggu tindak lanjut, sudah ditugaskan, belum ditugaskan, atau sudah selesai.
3. Pilih Status yang Sesuai
Section titled “3. Pilih Status yang Sesuai”Gunakan status sesuai kondisi percakapan.
Contoh:
- Gunakan Open jika chat masih aktif.
- Gunakan Pending jika masih menunggu informasi.
- Gunakan Closed / Selesai jika percakapan sudah selesai.
- Gunakan Assigned jika chat sudah ditugaskan ke agent.
- Gunakan Unassigned jika chat belum memiliki agent.
4. Simpan Perubahan
Section titled “4. Simpan Perubahan”Setelah status dipilih, simpan perubahan jika diperlukan.
Pastikan status sudah berubah agar tim lain dapat melihat kondisi chat dengan jelas.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan menanyakan harga layanan melalui WhatsApp.
Agent membuka chat tersebut dan mulai membalas pelanggan. Status chat dapat dibuat menjadi Open.
Jika pelanggan meminta waktu untuk mempertimbangkan, status dapat diubah menjadi Pending.
Jika pelanggan sudah mendapatkan jawaban dan percakapan selesai, status dapat diubah menjadi Closed / Selesai.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Gunakan status chat sesuai kondisi percakapan.
- Jangan menutup chat jika masih ada pertanyaan atau follow up.
- Cek chat dengan status Unassigned agar tidak ada pelanggan yang terlewat.
- Gunakan status Pending hanya jika memang masih menunggu tindak lanjut.
- Pastikan agent memahami arti setiap status agar penggunaan inbox tetap rapi.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Chat Sudah Dijawab tetapi Masih Berstatus Baru
Section titled “Chat Sudah Dijawab tetapi Masih Berstatus Baru”Ubah status chat menjadi Open atau status lain yang sesuai.
Chat Menunggu Follow Up tetapi Tidak Ditandai Pending
Section titled “Chat Menunggu Follow Up tetapi Tidak Ditandai Pending”Gunakan status Pending agar tim tahu bahwa percakapan masih perlu dipantau.
Chat Belum Ada Agent yang Menangani
Section titled “Chat Belum Ada Agent yang Menangani”Cek status Unassigned, lalu assign chat ke agent yang sesuai.
Chat Sudah Selesai tetapi Belum Ditutup
Section titled “Chat Sudah Selesai tetapi Belum Ditutup”Ubah status menjadi Closed / Selesai setelah memastikan tidak ada tindak lanjut.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami status chat, lanjutkan ke halaman berikutnya: