Auto Reply
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Auto Reply digunakan untuk mengirim balasan otomatis kepada pelanggan dalam kondisi tertentu.
Dengan Auto Reply, pelanggan tetap mendapatkan respon awal meskipun agent belum sempat membalas secara langsung.
Fitur ini membantu menjaga kecepatan respon, memberi informasi awal, dan membuat percakapan pelanggan terasa lebih tertangani.
Fungsi Auto Reply
Section titled “Fungsi Auto Reply”Auto Reply membantu bisnis memberikan balasan otomatis tanpa harus menunggu agent mengetik manual.
Auto Reply dapat digunakan untuk:
- Menyambut pelanggan yang baru mengirim pesan.
- Memberi informasi saat bisnis sedang di luar jam kerja.
- Memberi tahu pelanggan ketika agent belum tersedia.
- Menjawab pesan tertentu berdasarkan keyword jika fitur tersedia.
Gunakan Auto Reply sebagai respon awal, bukan sebagai pengganti penuh percakapan dengan agent.
Auto Reply Pesan Pertama
Section titled “Auto Reply Pesan Pertama”Auto Reply pesan pertama digunakan saat pelanggan baru memulai percakapan.
Contoh:
Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Pesan Anda sudah kami terima. Tim kami akan segera membantu.
Auto Reply ini membantu pelanggan mengetahui bahwa pesan mereka sudah masuk dan akan ditangani.
Gunakan kalimat yang singkat, ramah, dan mudah dipahami.
Auto Reply di Luar Jam Kerja
Section titled “Auto Reply di Luar Jam Kerja”Auto Reply di luar jam kerja digunakan saat pelanggan menghubungi bisnis di luar jam operasional.
Contoh:
Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Pesan Anda akan kami bantu balas pada jam kerja berikutnya.
Auto Reply ini membantu pelanggan memahami kenapa belum ada balasan langsung dari tim.
Pastikan jam operasional bisnis sudah diatur dengan benar agar Auto Reply berjalan sesuai waktu yang tepat.
Auto Reply Saat Agent Belum Tersedia
Section titled “Auto Reply Saat Agent Belum Tersedia”Auto Reply ini digunakan ketika agent belum bisa membalas pesan secara langsung.
Contoh:
Mohon tunggu sebentar, tim kami sedang membantu pelanggan lain. Pesan Anda sudah masuk dan akan segera kami balas.
Auto Reply ini cocok digunakan saat chat sedang ramai atau agent sedang menangani percakapan lain.
Tujuannya agar pelanggan tidak merasa pesannya diabaikan.
Auto Reply Berdasarkan Keyword
Section titled “Auto Reply Berdasarkan Keyword”Auto Reply berdasarkan keyword dapat digunakan jika tersedia di pengaturan TENTA.
Keyword adalah kata tertentu yang memicu balasan otomatis.
Contoh:
- Jika pelanggan mengetik “harga”, sistem mengirim informasi harga.
- Jika pelanggan mengetik “alamat”, sistem mengirim alamat bisnis.
- Jika pelanggan mengetik “jam buka”, sistem mengirim jam operasional.
- Jika pelanggan mengetik “promo”, sistem mengirim informasi promo yang sedang aktif.
Gunakan keyword yang sederhana dan sering digunakan pelanggan.
Cara Mengatur Auto Reply
Section titled “Cara Mengatur Auto Reply”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Auto Reply
Section titled “2. Buka Menu Auto Reply”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Auto Reply atau menu pengaturan balasan otomatis.
3. Pilih Jenis Auto Reply
Section titled “3. Pilih Jenis Auto Reply”Pilih jenis Auto Reply yang ingin dibuat.
Contoh:
- Pesan pertama.
- Di luar jam kerja.
- Agent belum tersedia.
- Berdasarkan keyword jika tersedia.
4. Tulis Isi Balasan
Section titled “4. Tulis Isi Balasan”Tulis isi balasan otomatis dengan bahasa yang jelas dan sopan.
Pastikan pesan tidak terlalu panjang dan mudah dipahami pelanggan.
5. Simpan Pengaturan
Section titled “5. Simpan Pengaturan”Setelah isi Auto Reply selesai dibuat, klik tombol Simpan.
Lakukan uji coba untuk memastikan Auto Reply muncul sesuai kondisi yang diatur.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan mengirim pesan ke WhatsApp bisnis pada pukul 21.00, sementara jam operasional bisnis hanya sampai pukul 17.00.
Sistem mengirim Auto Reply:
Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Pesan Anda akan kami bantu balas pada jam kerja berikutnya.
Dengan begitu, pelanggan tetap mendapatkan informasi awal meskipun agent belum aktif.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Gunakan Auto Reply yang singkat dan jelas.
- Sesuaikan isi Auto Reply dengan gaya bahasa bisnis.
- Jangan membuat Auto Reply terlalu panjang.
- Pastikan jam kerja sudah benar jika menggunakan Auto Reply di luar jam kerja.
- Perbarui Auto Reply jika ada perubahan jam operasional, layanan, atau promo.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Auto Reply Tidak Terkirim
Section titled “Auto Reply Tidak Terkirim”Cek apakah Auto Reply sudah aktif dan pengaturannya sudah disimpan.
Auto Reply Muncul di Waktu yang Salah
Section titled “Auto Reply Muncul di Waktu yang Salah”Periksa pengaturan jam kerja dan zona waktu bisnis.
Isi Auto Reply Tidak Sesuai
Section titled “Isi Auto Reply Tidak Sesuai”Edit isi Auto Reply agar sesuai dengan kondisi terbaru bisnis.
Keyword Tidak Memicu Balasan
Section titled “Keyword Tidak Memicu Balasan”Cek kembali penulisan keyword dan pastikan fitur keyword reply sudah aktif jika tersedia.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami Auto Reply, lanjutkan ke halaman berikutnya: